Secrétaire administratif : présentation du métier
Qu’est-ce qu’un Secrétaire administratif ?
Le métier de secrétaire administratif (à ne pas confondre avec la secrétaire bureautique)est extrêmement polyvalent et ses missions varient en fonction du service auquel il est rattaché ainsi que du secteur d'activité de la société. Traditionnellement, ce métier est à majorité féminine, bien que cela puisse évoluer avec le temps. La base du métier reste toujours la même : assurer la gestion de tâches administratives essentielles telles que la saisie de documents, la communication, la gestion des ressources humaines, etc.
Chargé de décharger son supérieur de ses tâches administratives, le secrétaire administratif joue un rôle crucial dans la fluidité des opérations quotidiennes.
Le travail rédactionnel occupe une grande partie du quotidien d'un secrétaire administratif. Cela peut inclure la rédaction de courriers, de rapports, de comptes rendus de réunions, de notes internes, etc.
Missions du secrétaire administratif
- accueil téléphonique et prise de messages ;
- accueil des visiteurs ;
- gestion du courrier et des mails : rédaction, tri, ouverture, distribution…
- saisie des informations et des documents (comptes-rendus, synthèses, contrats) ;
- Classement des documents ;
- Gestion des plannings ;
- Gestion de la relation avec les fournisseurs ;
- Facturation et relances clients ;
- Gestion des litiges ;
- Suivi des réunions ;
- Encadrement d’une équipe d’adjoints administratifs ;
- Petite comptabilité ;
Où exerce le Secrétaire administratif ?
Le secrétaire administratif relève de la fonction publique, il peut donc exercer dans les : préfectures, ministères, directions locales, agences publiques, établissements de formation, ambassades, police nationale, rectorats, personnel civil des armées, etc..
Tendances de la profession
Même si les recrutements ont diminué ces dernières années, la profession continue d’offrir de belles opportunités de recrutement.
Formations Secrétaire administratif
Pour devenir Secrétaire administratif, il faut réussir le concours (catégorie B), accessible à partir du bac et sans condition d’âge.
Les concours sont organisés par le ministère de l’Éducation nationale pour l’ensemble des ministères. Au moment de l’inscription, le candidat choisit le ministère pour lequel il postule.
Pour pouvoir s’y présenter, il faut être majeur, être de nationalité française ou ressortissant d’un État membre de l’Union européenne et avoir un casier judiciaire vierge.
Il est aussi possible de passer par un concours interne de la Fonction publique.
La Ville de Paris organise ses propres concours.
D’autres diplômes existent pour occuper un poste administratif mais plutôt dans le privé :
- BTS NDRC (Négociation et Digitalisation de la Relation Client)
- DUT Techniques de Commercialisation
- BTS Technico-Commercial
- BTS Support à l'action managériale
- BTS Gestion de la PME
- ...
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Qualités requises pour devenir Secrétaire administratif
Les compétences requises pour être secrétaire administratif peuvent varier en fonction du domaine spécifique dans lequel ils travaillent, mais généralement, ils doivent avoir d'excellentes compétences en communication, une maîtrise des logiciels informatiques courants tels que les suites bureautiques, une capacité à travailler de manière organisée et efficace, ainsi qu'une attention aux détails.
En outre, la discrétion et la capacité à gérer des informations sensibles peuvent également être importantes, surtout dans les domaines où la confidentialité est primordiale.
Évolutions possibles du Secrétaire administratif
Les évolutions possibles correspondent à des échelons qu'il faut gravir avec les années et l'expérience, par concours administratif ou par liste d'aptitude sur proposition de sa hiérarchie.
Salaire du Secrétaire administrative
Le salaire dépend du grade et de l’échelon. A cette rémunération principale, qui progresse avec l'ancienneté, s'ajoutent diverses indemnités et primes.
Le salaire mensuel moyen net d’une secrétaire administrative varie de 1600€ à 2700€ au cours de sa carrière.
