Office Manager : présentation du métier
Qu’est-ce qu’un Office manager ?
Rattaché au manager ou au dirigeant d’une entreprise, l’office manager exerce une fonction polyvalente puisqu’il est chargé d'assister son supérieur hiérarchique pour lui permettre de se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son poste. Véritable couteau suisse, il est donc chargé d’assurer le bon fonctionnement d’un service ou d'une entreprise, de sa coordination et de sa supervision en s'occupant de toute la gestion administrative.
Les missions de l’Office Manager peuvent donc être administratives, juridiques ou comptables. Mais il ou elle peut aussi gérer la communication de la structure, son budget ou encore ses ressources humaines.
Ces tâches dépendent de la structure de l’entreprise, de sa taille et de ses compétences.
Mais en quoi est-ce différent d’une assistante de direction ? Principalement sur la diversité des tâches et le degré de responsabilité. Le degré d’autonomie et d’initiative de l’Office Manager est plus élevé et il peut parfois encadrer des assistants de direction ou administratifs.
Missions de l’Office manager
Exerçant principalement dans de petites structures, l’office manager combine les fonctions d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif, à savoir :
- Assister le dirigeant de la structure en prenant en charge toutes les opérations administratives : traitement du courrier, organisation de l’agenda et des réunions, préparation des commandes de fournitures de bureau, organisation et gestion des recrutements.
- Filtre rtoutes les entrées (téléphoniques ou courriers) pour son supérieur hiérarchique.
- Rédiger des synthèses et des reportings.
- Élaborer et présenter des rapports et des bilans.
- Gérer le budget et s’occuper de la comptabilité.
- Assurer la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes et gère la communication externe.
Où travaille un Office manager
L’office manager peut exercer au sein d’une TPE-PME, d’un cabinet d’avocats, de conseils, de start-ups à plein temps mais aussi au sein d’un service d’une grande entreprise ou en freelance selon son choix.
Tendance de la profession
La montée en importance de la capacité à apporter une réelle valeur ajoutée et à démontrer une polyvalence accrue a propulsé la profession d'office manager au cœur de l'essor en France au cours des dernières années.
Aujourd'hui, cette fonction revêt une importance cruciale dans le monde professionnel, où la capacité à contribuer de manière significative et à s'adapter à diverses tâches est devenue indispensable.
La demande croissante pour des professionnels capables d'exercer des responsabilités diverses et d'apporter une plus-value significative à l'organisation a catalysé la popularité croissante de l'office manager dans l'Hexagone.
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Formations pour devenir Office manager
Formation Initiale
Si pendant longtemps, il n’y avait pas de parcours type pour devenir Office manager, la popularité croissante de ce métier a incité les écoles à développer des programmes adaptés afin de professionnaliser la fonction.
Dans la plupart des cas, les recruteurs exigent un niveau bac+2 minimum et d’avoir déjà travaillé en tant qu’assistant ou assistante de direction.
Bac +2
- BTS Support à l'action managériale
- BTS Gestion de la PME
- BTS ATI - assistance technique d'ingénieur
- BTS CG - comptabilité gestion
Bac +3
- Bachelor en management
- Bachelor en gestion
- BUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA)
- BUT Gestion administrative et commerciale des organisations (GACO)
- Licence pro management et gestion des organisations
- Licence pro métiers des administrations et collectivités territoriales
- Licence pro management des activités commerciales
- Licence pro Gestion des organisations de l'économie sociale et solidaire
Formation continue
Si vous envisagez d'exercer ce métier dans le cadre d'une reconversion, vous serez ravi d'apprendre que le métier d’Office Manager est accessible par la voie de la formation continue des adultes en préparant la plupart des diplômes listés ci-avant ou des titres professionnels comme le Titre Professionnel “Assistant de direction”.
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Qualités requises pour une reconversion d'Office manager
Organisation
L'office manager exerce un métier qui englobe la gestion d'un service, la prise en charge de la partie administrative, ainsi que la transmission efficace d'informations à divers interlocuteurs. Cette diversité de responsabilités requiert une capacité exceptionnelle d'organisation, assortie d'un sens aigu des priorités. Pour mener à bien ses missions, il doit planifier et coordonner les activités du service, en veillant à une exécution efficace et efficiente de toutes les tâches qui lui incombent.
Communication
Un autre aspect clé de son rôle est le sens affirmé de la communication. En interagissant avec une variété de collaborateurs, l'office manager agit comme un relai essentiel entre les différents services et la hiérarchie. Sa capacité à comprendre les besoins et les attentes de chacun, à transmettre clairement des informations et à favoriser une communication fluide est donc cruciale. Il doit être en mesure de créer un environnement propice à la collaboration et à la compréhension mutuelle au sein de l'organisation.
Polyvalence
La polyvalence constitue également une caractéristique fondamentale de l'office manager. En raison de la diversité de ses missions, il doit être capable de jongler avec plusieurs tâches simultanément. Sa capacité à gérer efficacement des sujets variés et à produire un travail de qualité pour chaque mission démontre une adaptabilité exceptionnelle. L'office manager doit être à l'aise dans des contextes variés, relevant des défis multiples avec un professionnalisme constant, et démontrant ainsi un profil polyvalent qui apprécie la variété et la complexité inhérentes à ses responsabilités.
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Compétences techniques
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Office 365, SharePoint, Teams, Zoom, etc)
- Excellent niveau de français, à l’écrit comme à l’oral
- Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères, principalement en anglais.
Salaire Office manager
Son salaire va dépendre de son expérience et de la taille de l’entreprise.
Un Office Manager débutant aura un salaire annuel compris en général entre 26 000 et 32 000 € bruts annuels.
Un candidat plus expérimenté pourra espérer jusqu’à 50 000 € bruts annuels.
Débouchés et évolutions d’un Office manager
Ce poste offre une évolution basée sur l'élargissement des responsabilités et la valeur ajoutée des missions. Après plusieurs années d'expérience, l'office manager peut évoluer vers des fonctions de Secrétaire général, détenant un pouvoir décisionnaire accru et une autonomie quasi complète. Certains choisissent de se spécialiser dans des domaines tels que les RH, le juridique ou la finance après plusieurs années, ce qui peut conduire à des rôles de responsabilité au sein de structures plus importantes.
Une autre possibilité est de se tourner vers le métier d'Happiness manager, en charge du bien-être en entreprise et de l'optimisation des conditions de travail. Ce rôle hybride entre la communication et les ressources humaines offre une alternative enrichissante.
Enfin, certains office managers optent pour le travail en freelance, maintenant les mêmes missions mais bénéficiant d'une plus grande diversité de parcours.
