Secrétaire bureautique : présentation du métier
Qu’est-ce qu’une secrétaire assistante ?
Métier à dominante féminine, la ou le secrétaire occupe un poste clé au sein d'une entreprise ou d'une administration. Entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité permet de décharger la direction ou les cadres des tâches administratives : courrier, téléphone, gestion de l’agenda, réservations de transports…
Son niveau de responsabilité dépend de la structure qui l’emploie.
Avec l’avènement de l’informatisation, les fonctions de la secrétaire se sont élargies et diversifiées mais surtout lui ont simplifiées les tâches bureautiques de base.
Les missions de la secrétaire bureautique
Les activités quotidiennes d'une secrétaire peuvent varier d’une structure de l'entreprise à l’autre et des besoins spécifiques du poste. Mais globalement, ses activités tournent autour de :
- Gestion de l'agenda du supérieur hiérarchique en planifiant ses rendez-vous, réunions et événements professionnels.
- Gestion des appels téléphoniques en filtrant les appels, répondre aux courriers ou mails, et transmettre les informations importantes à l'équipe ou à la direction.
- Préparation de documents tels que rapports, lettres, présentations, et contrats.
- Gestion de la documentation en veillant à ce qu'ils soient accessibles et bien rangés.
- Préparation des salles de réunion, organisation de la logistique des réunions, prévoir les rafraîchissements, et prendre des notes ou des comptes rendus lors des réunions.
- Gestion des fournitures de bureau, suivi des factures, traitement des dépenses, gestion des voyages professionnels, et coordination des déplacements.
- Utilisation des logiciels de bureautique.
- Gestion des informations confidentielles pour qu’elles soient sécurisées et traitées de manière confidentielle.
- Accueil des visiteurs, des clients ou des partenaires commerciaux, et les orienter vers la personne ou le service approprié.
- Suivi des échéances importantes, comme les délais de livraison, les rapports ou les paiements.
Conditions de travail
Les secrétaires assistantes travaillent généralement dans un bureau, que ce soit au sein d'une entreprise, d'une organisation gouvernementale, d'un cabinet médical, d'une école ou d'une institution similaire.
Dans certains cas, le travail à domicile ou le télétravail peut être envisageable.
Ses horaires de travail sont généralement réguliers, correspondant aux heures de bureau. Il peut arriver que des heures supplémentaires soient nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise ou pour gérer des projets urgents.
Étant donné qu'elles ont souvent accès à des informations sensibles, les secrétaires assistantes sont tenues de respecter strictement la confidentialité et la sécurité des données.
Où travaille la secrétaire bureautique ?
L'activité s'exerce aussi bien au sein d'entreprises privées que d'établissements publics de tout secteur.
Pourquoi une reconversion de secrétaire bureautique ?
Le métier de secrétaire bureautique présente plusieurs avantages qui attirent de nombreux candidats à la reconversion.
Il offre une grande polyvalence, des débouchés professionnels variés, des opportunités d'apprentissage, une interaction avec diverses parties prenantes, et la possibilité de contribuer à l'efficacité d'une entreprise.
De plus, la formation est facilement accessible, même sans diplôme et il existe des options de travail à domicile.
Formations secrétaire bureautique
Même si cela tend à diminuer, le métier de secrétaire reste encore accessible sans diplôme préalable.
Néanmoins, de plus en plus d’employeurs recherchent des candidats qualifiés et pour cela, un certain niveau de formation est nécessaire.
Formation initiale
Niveau Bac
- Bac pro AGOrA (Bac pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leur Activités)
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,
- Titre Professionnel “Secrétaire assistant”
Niveau Bac + 2
- BTS gestion de la PME
- BTS support à l'action managériale
- BTS ATI - assistance technique d'ingénieur,
- BTS CG - comptabilité gestion
Niveau Bac +3
- BUT GEA - gestion des entreprises et des administrations
- BUT GACO - gestion administrative et commerciale
- Licence Administration et gestion des entreprises
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Qualités pour devenir une bonne secrétaire
- Présentation irréprochable
- Courtoisie
- Excellent relationnel
- Maîtrise d'au moins une langue étrangère
- Disponibilité
- Solide culture générale et maîtrise des outils bureautiques
- Sérieux et assiduité
- Grande organisation
- Autonomie
Compétences de base indispensables pour se lancer
Savoir
- Comptabilité générale
- Gestion administrative du courrier
- Logiciels comptables
- Droit commercial
- Droit du travail
- Normes rédactionnelles
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Sténographie
Savoir-faire
Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire
- Organiser des déplacements professionnels
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Planifier des rendez-vous
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Réaliser des opérations comptables
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Coopération, organisation et développement de ses compétences
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Classer des documents
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Saisir des documents juridiques
(Source : Pôle Emploi)
Évolutions possibles du secrétaire bureautique
Le secrétaire peut évoluer vers un poste de secrétaire-assistant de direction.
Un secrétaire bureautique peut aussi, s’il le souhaite, se spécialiser dans un domaine : médical, juridique, technique.
Salaire du secrétaire
Le salaire d'une secrétaire, qu'elle soit employée ou qu’elle travaille en tant que secrétaire indépendante (auto-entrepreneur), peut varier significativement.
Dans le cas d'une secrétaire salariée, la rémunération est généralement liée à son expérience professionnelle et à son ancienneté au sein de l'entreprise.
En revanche, pour une secrétaire travaillant en tant qu'auto-entrepreneur, ses revenus dépendent de sa capacité à fidéliser une clientèle et sont influencés par la concurrence dans le secteur.
Le salaire d’un secrétaire bureautique débutant se situe autour de 1600 euros à 1800 euros brut / mois.
