Chargé de copropriété

BLOC 1 : Contribuer à la gestion administrative d’un portefeuille de biens en copropriété

OBJECTIF 1 :
Participation à la prise en charge administrative (gestion) des contrats de syndic
Effectuer une veille réglementaire et technique de façon régulière à partir des sources pertinentes et en recueillant des informations fiables afin d’actualiser ses connaissances pour renseigner au mieux les copropriétaires et mener à bien l’ensemble de ses missions

Être en capacité de :

• Définir une stratégie de veille.
• Actualiser les dispositions légales, techniques et réglementaires.
• Identifier son niveau de responsabilité en cas de manquement à ses obligations.
• Enumérer les différents thèmes du code de déontologie.
  

OBJECTIF 2
Inscrire des nouveaux contrats de syndic sur le registre des mandats afin de respecter la
réglementation en vigueur.

Être en capacité de :

• Suivre un registre des mandats.
• Identifier la bonne tenue du dossier copropriétaire.
• Mettre en œuvre la réglementation attendue.
  

OBJECTIF 3
Actualiser l’agenda du gestionnaire de copropriété pour permettre le suivi de l’organisation de réunions
avec des prestataires, fournisseurs et copropriétaires.

Être en capacité de :

• Mettre en œuvre une gestion du temps.
• Collecter des informations pour organiser les actions.
• Organiser les présences des différends interlocuteurs et prestaires.
  

OJBECTIF 4
En lien avec le gestionnaire de copropriété, organiser la logistique de la réunion préparatoire à l’assemblée générale avec le conseil syndical des copropriétaires et de l’assemblée générale des copropriétaires en réservant les salles selon le calendrier prévu et en vérifiant les disponibilités de chacun pour assurer leur tenue et leur bon déroulement dans un cadre adapté.

Être en capacité de :

• Organiser la logistique d’une réunion d’AG
• Vérifier la salle en amont de l’AG
• Confirmer la présence des membres du conseil syndical
  

OBJECTIF 5 :
Sous la direction du conseil syndical et du gestionnaire de copropriété, préparer l’assemblée générale des copropriétaires, administrativement en élaborant les convocations conformément à la réglementation en vigueur (rédaction de l’ordre du jour précisant les résolutions soumises au vote, collecte d’un dossier complet avec les annexes nécessaires) pour les envoyer de façon appropriée dans des délais impartis à l’ensemble des copropriétaires.

Être en capacité de :

• Réaliser un ordre du jour
• Inscrire les informations obligatoires sur les convocations
• Suivre les envois des convocations

OBJECTIF 6 :
En appui au gestionnaire de copropriété, prendre des notes lors d’assemblées générales pour participer à la délivrance d’un procès-verbal conforme aux échanges de l’assemblée générale de copropriétaires.

Être en capacité de :

• Prendre des notes lors des réunions
  

OBJECTIF 7 :
Sous le contrôle du gestionnaire de copropriété, formaliser les décisions votées par l’assemblée générale pour produire le procès-verbal et le diffuser le PV l’ensemble des copropriétaires dans le respect de la réglementation et dans délais impartis.

Être en capacité de :

• Formaliser les procès-verbaux en lien avec la réglementation
• Diffuser en tenant compte de la réglementation
  

OBJECTIF 8 :
Accueillir le client copropriétaires sans discriminations et selon les règles établies par la direction, pour établir un contact et favoriser le conseil et l’information sur la copropriété.

Être en capacité de :

• Mettre en œuvre une communication efficiente
• Respecter les fondamentaux de la non discrimination
  

OBJECTIF 9 :
Réceptionner les demandes des copropriétaires et leurs éventuelles raisons de mécontentement en favorisant l’écoute active et l’empathie afin d’identifier les réponses à apporter et maintenir la relation de confiance.

Être en capacité de :

• Mettre en œuvre une communication efficiente
• Mettre en œuvre les techniques de gestion de conflits

OBJECTIF 10 :
Actualiser régulièrement les différentes données de la copropriété en utilisant les outils de gestion choisis par le syndic, pour détenir des informations récentes sur la copropriété.

Être en capacité de :

• Actualiser les données de la copropriété

OBJECTIF 11 :
Dans le respect de la réglementation en vigueur, sous le contrôle de la hiérarchie, archiver les documents de la copropriété et réceptionner les archives et les comptes de la copropriété afin d’identifier l’existence de contrats d’assurances en cours et conserver les données.

Être en capacité de :

• Mettre en œuvre l’archivage en tenant compte de la réglementation
  

OBJECTIF 12 :
Sous contrôle hiérarchique, vérifier la correspondance entre les devis et les factures et la participation à l’ordre du service afin de verser les acomptes ou solder les factures aux entreprises selon le calendrier prévu.

Être en capacité de :

• Mettre en œuvre un suivi comptable des comptes de la copropriété.

BLOC 2 : Concourir au maintien et à l’entretien courant de la copropriété

OBJECTIF 1
Vérifier la bonne exécution des contrats de maintenance courants (chaufferie, ascenseur…), ou
d’entretien selon un calendrier précis et en effectuant des visites de façon régulière, afin d’identifier tout dysfonctionnement à signaler au gestionnaire de copropriété.

Être en capacité de

• Suivre les bonnes procédures de maintenances courantes
• Etablir des visites sur les copropriétés
• Tenir un registre des dysfonctionnements
• Planifier des actions
  

OBJECTIF 2
Traiter les sollicitations des copropriétaires dans des délais impartis en les analysant, en identifiant la partie sinistrée, et en désamorçant les tensions générées par le sinistre (en organisant des réunions en s’assurant que toutes les parties soient là) pour leur apporter la réponse adéquate

Être en capacité de :

• Traiter les sollicitations des copropriétaires dans un délais impartis
• Identifier les parties sinistrées
• Mettre en œuvre les mesures conservatoires
  

OBJECTIF 3
Participer à la constitution du dossier de sinistre et à sa déclaration auprès des assureurs dans le respect des procédures et des délais garanties (DO, sinistres, vandalismes) en collectant les avis des experts pour s’assurer de la prise en charge et de la réparation du sinistre.

Être en capacité de :

• Etablir le dossier de sinistre
• Réaliser les déclarations auprès des assureurs
• Récolter les avis d’experts
• Suivre le dossier de prise en charge
  

OBJECTIF 4
Solliciter des devis d’intervention auprès de partenaires référencés pour estimer les prix et les couts des travaux

Être en capacité de :

• Réaliser des demandes de devis
• Lister des partenaires
• Actualiser régulièrement la liste des partenaires
  

OBJECTIF 5
S’assurer de la préparation et l’exécution des travaux des parties communes et équipements communs jusqu’à leur issue afin de vérifier leur bon déroulement et de préserver ou améliorer l’état du bien. (clés, autorisations, informations au copro)

Être en capacité de :

• Le suivi des travaux
• Tenir un calendrier de travaux
• Vérifier le déroulement des travaux
  

OBJECTIF 6
Suivre les missions du personnel salarié dans le cadre de leur contrat de travail en suivant les procédures mises en place par la direction et les attendus du gestionnaire de copropriété pour en assurer le bon déroulement et pallier tout dysfonctionnement et absence du personnel.

Être en capacité de :

• Le suivi des personnels
• Tenir un registre des présences et absences
  

OBJECTIF 7
Transmettre tous les éléments nécessaires pour l’émission et/ou correction des bulletins de paie du personnel salarié employé par la copropriété et les informations afférentes auprès de ces mêmes salariés.

Être en capacité de :

• Mettre en œuvre le dossier du personnel
• Vérifier la bonne constitution des fiches de paies

En tant que certification créée et délivrée par une branche professionnelle qui atteste de la maîtrise de compétences liées à un métier, l’examen du CQP Chargé de copropriété se déroule selon un schéma imposé. Ainsi, outre les critères qualité inhérents aux organismes de formation, la validation de la formation se tient dans un cadre strict propice à l’impartialité et l’égalité des chances. Ainsi, chaque candidat se rendra à l’examen et soutiendra sa formation selon le dispositif établit par la branche professionnelle :

Le candidat sera évalué :

• par l’organisme de formation dans le cadre d’étude de cas (épreuves écrites), lors du parcours de formation;
• dans le cadre de la réalisation de ses missions en entreprise au regard des compétences visées par la certification, par le tuteur de stage;
• par un jury constitué de formateurs et de professionnels immobilier, se déroulant comme suit :

1- Des mises en situation reconstituées sous forme d’études de cas :
Pour chaque bloc, le candidat doit réaliser en 4 heures une étude de cas.
Les trois études de cas sont composées de plusieurs parties afin de pouvoir retracer les différentes situations professionnelles correspondantes aux activités du référentiel d’activité et afin d’évaluer l’ensemble des compétences correspondantes. La correction des études de cas est réalisée par l’organisme de formation.

2- Des mises en situation reconstituées sous forme de jeu de rôle et leur entretien d’exploration:
Pour chaque bloc, le candidat doit effectuer un jeu de rôle avec un entretien d’exploration en lien avec une situation professionnelle et des activités présentes dans le référentiel d’activité afin de valider l’ensemble des compétences correspondantes. Le candidat tire au sort une situation professionnelle avec les informations et instructions nécessaires à la tenue du jeu de rôle.
La mise en situation se déroule de la façon suivante:
Le candidat dispose d’un temps de préparation de trente minutes (hors présence du jury), puis de quinze minutes de jeu de rôle et quinze minutes d’entretien d’exploration avec le jury sur les points qu’il n’a pas pu observer ou qu’il souhaite approfondir.

Pour obtenir la certification le candidat devra valider les 2 blocs de compétences.
Si certains blocs de compétences seulement sont obtenus, un certificat de bloc de compétences est délivré.
Les blocs de compétences obtenus sont acquis définitivement.

• Certification de qualification professionnelle (sans niveau) en seulement 12 semaines hors stage
• Notre parcours est basé sur l’andragogie, le jeu et des études de cas concrets et réels
• Sessions de mises en situations composées de professionnels de l’immobilier
• Mise en place de job dating lors du parcours de formation (en fonction des demandes et besoins sur le secteur)
• Mise en relation avec des syndicats représentant les négociateurs immobiliers
• Stage professionnel en entreprise

Chargé de copropriété

Les termes les plus utilisés par les professionnels pour désigner le métier sont les suivants :

• Chargé-e de copropriété
• Assistant-e de copropriété
• Chargé-e de copropriétaire
• Gestionnaire de copropriété

Nos formations peuvent être accessibles aux personnes handicapées. Chaque situation de handicap est unique, de ce fait il nous est nécessaire d’être informé de la participation d’une personne handicapée à l’une de nos formations dès son inscription, afin de nous permettre de confirmer ensemble les possibilités d’accueil, et organiser au mieux sa participation dans les meilleures conditions en accord avec la personne.