BLOC 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
MODULE 1 - PRODUIRE LES DOCUMENTS PROFESSIONNELS COURANTS
Les écrits professionnels
- Les courriers
- Les courriels
- Les notes de service, d’information et de synthèse
- Les e-mails
- Les SMS
- Les documents courants du secteur sanitaire (certificats médicaux - ordonnances - bons de commandes - factures - devis et notes d'honoraires)
La dactylographie et la typographie
- Le clavier (taper sans regarder son clavier – acquérir de la vitesse de frappe)
- Les normes typographiques
Logiciel de traitement de texte
Logiciel de traitement de données
MODULE 2 – COMMUNIQUER DES INFORMATIONS PAR ECRIT
La prise de note
- Discerner l’essentiel de l’accessoire
- Méthodologie de la prise de notes : sténographie et terminologie médicale
Le compte-rendu
- Structurer son compte rendu à partir de ses notes
- La rédaction et présentation du compte rendu
Rechercher des informations et les communiquer par écrit
- Les moteurs de recherche et les mots-clés
- Exploiter ses notes
- Perfectionner son travail avant de le transmettre
Logiciel de création visuelle
- Bureautique POWERPOINT (invitation à la formation intégrale - facultatif) –
Gestion des priorités
- Discerner importance et urgence
- Prioriser et hiérarchiser les tâches
- Optimiser son temps
MODULE 3 – ASSURER LA TRACABILITE ET LA CONSERVATION
Le cadre de travail
- Le métier de secrétaire médical
- Le rôle de secrétaire médical
- La salle d’attente et pièces annexes
- L’avis des patients sur les écrans en salle d’attente
- Le matériel
Le classement
- L’art du classement
- Organiser son classement numériquement
- Gérer ses messages électroniques avec OUTLOOK
L’archivage et la sécurité des documents
- Scanner et serveurs
- Archiver ses documents
- Maitriser la recherche de documents
- La GED (gestion électronique documentaire)
- Sécuriser ses documents numériques
- Les différentes attaques informatiques
MODULE 4 – ACCUEILLIR UN VISITEUR ET TRANSMETTRE DES INFORMATIONS ORALEMENT
La communication orale
- De l’idée à la transmission
- Le processus dynamique de communication
- Choisir une posture d’écoute active
- Maitriser les mécanismes vocaux
- Contrôler ses gestes
Les techniques d’accueil
- L’accueil physique
- La différence entre le « client » et le « patient »
- La phase de découverte et l’orientation
- L’accueil en cabinet dentaire
- L’accueil aux urgences
- Accueillir les personnes porteuses d’un handicap
- Le système de soins français et le rôle de l'assurance-maladie
- La communication bienveillante
- Gestion des situations difficiles et des urgences
- L’accueil téléphonique
- La gestion de l’accueil téléphonique ( Poser les bonnes questions au bon moment - L’apport de solutions - La prise du message)
- Le standard téléphonique
- Traiter simultanément l’accueil physique et téléphonique
- Vocabulaire de base en anglais : recevoir, questionner, orienter
MODULE 5 – PLANIFIER ET ORGANISER LES ACTIVITES DE L’EQUIPE
Organiser les réunions et les déplacements
- La gestion des multi-tâches
- Gérer les tâches sur OUTLOOK
- Organiser les réunions selon un budget
Suivre un budget
- Concevoir et suivre des budgets avec EXCEL
- L’analyse du budget
- Le processus et les indicateurs budgétaires
Concevoir et réaliser un planning
- La fonction du planning et les outils de suivi
- Les différents types de planning
- Planifier avec EXCEL
MODULES BONUS
Qualités et compétences d’une secrétaire médicale
BLOC 2 : Assurer l’accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l’usager
MODULE 6 - RENSEIGNER ET ORIENTER LE PUBLIC DANS UN SERVICE, SANITAIRE, MEDICO-SOCIAL OU SOCIAL
Ethique et législation du milieu sanitaire et social
- Le code de déontologie
- Le code de l’action sociale et des familles
- Le code de santé public
- Les Droits des personnes malades et des usagers du système de santé
- Les lois relatives au secret professionnel et médical
- Le serment d’Hippocrate
Organisation du milieu sanitaire et social
- Le service public hospitalier
- Les établissements publics de santé
- Les instances hospitalières
- Les droits du malade à l’hôpital
- Les établissements privés de santé
- Les alternatives à l’hospitalisation
La santé publique
- La santé publique : ses fonctions – ses structures
- Les indicateurs de santé
- La santé en France
- La prévention générale
Les pathologies
- Cancers
- Obésité
- Alzheimer
- Parkinson
- SIDA et IST
- Diabète
Les handicaps
- Les différents niveaux de handicap
- Les différentes formes de handicap
MODULE 7 – PLANIFIER ET GERER LES RENDEZ-VOUS DE PATIENTS OU D’USAGERS
La gestion des rendez-vous
- Apprendre à gérer les besoins du patient
- Prendre en compte les contraintes de l’équipe et le télétravail
- Les outils de prise de rendez-vous
- La gestion de l'attente des patients, des retards de professionnels de santé
Logiciel de prise de RDVS
- Bureautique OUTLOOK (fonctions de base)
- Messagerie
- Calendrier
- Annuaire de contacts
Les urgences médicales
- Définition et classification des urgences
- Le triage aux urgences
Les examens complémentaires
- Les examens biologiques : hématologiques, biochimiques, microbiologiques, biopsie
- Les examens d'imagerie médicale : radiographie, scanner, IRM, scintigraphie, échographie/doppler
- Les examens avec enregistrement graphique : ECG, EEG, EMG, ECG d'effort...
- Les examens endoscopiques
- Les intérêts médicaux et les inconvénients de l’imagerie médicale
MODULE 8 – ASSURER LA PRISE EN CHARGE MEDICO-ADMINISTRATIVE ET SOCIALE DU PATIENT OU DE L’USAGER
Le dossier patient
- La gestion des données - CNIL et RGPD
- Définition et contenu
- Cadre juridique et CNIL
- Identito-vigilance
La sécurité sociale
- Organisation du régime général
- Organisation financière
- Les conditions de rattachement
L’assurance maladie
- Les différentes prestations
- Les modes de prises en charge
- La couverture maladie universelle
- L’assurance maternité et l’assurance invalidité
- L’arrêt de travail
Les mutuelles et compagnies d’assurance
- Définitions et modes de fonctionnement
Les honoraires
- Le cadre général
- Les tarifs conventionnés
- La codification des actes
- La facturation
- Les spécificités de la facturation hors nomenclature
- La gestion des tiers payants
- La télétransmission
- La gestion des honoraires
- La relance des impayés
- La codification des actes médicaux
- Le Ségur du numérique en santé
Editer une facture via EXCEL
- Les essentiels de la facturation médicale
- Les différentes normes à respecter pour une facture
- Les notions HT et TTC lors des tarifications
- La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques
- La réalisation de facture sur Excel
MODULES BONUS
Initiation à la RSE :
Veille documentaire et les évolutions du secteur
Bloc 3 : Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager
Module 9 : Retranscrire les informations à caractère médical ou social
1. Anatomie, physiologie, terminologie et pathologie
- Le système musculaire et ostéo-articulaire / Le système nerveux / Le système endocrinien / Le système cardio-vasculaire / Les organes des sens et système respiratoire / Le système digestif / Le système cutané / Le système urinaire / Le système génital / La sphère ORL
2. Le vocabulaire relatif à la consultation
- La relation praticien / patient
- L’examen du malade
3. La démarche clinique
- Généralités
- L’étude clinique : l’interrogatoire – l’examen physique – les résultats
4. La traumatologie
- Les traumatismes graves : les fractures
- Les traumatismes bénins : entorses, luxations, lésions musculaires
- Les lésions de la peau : les brûlures
5. Les maladies dégénératives
- La dégénérescence vasculaire : athérosclérose
- La dégénérescence articulaire : arthrose
- Les maladies neurodégénératives : maladie de Parkinson, maldies d'Alzheimer
- Cancérologie : les tumeurs bénignes et malignes
6. La toxicomanie
7. La correspondance médicale : typologie des écrits médicaux
- Le compte rendu de consultation et d’hospitalisation
- Le compte rendu opératoire
- La lettre de sortie
- Les observations
8. Entraînement clavier
- Apprendre le clavier
- 10 doigts pour taper
- Taper sans regarder son clavier
- Acquérir de la vitesse de frappe
9. La langue française
- Conjugaison
- Syntaxe
- Grammaire
Module 10 : Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d’usagers
1. Assurer le suivi des dossiers actifs et mise à jour des dossiers
- Dématérialiser l’information
- Numériser, nommer et enregistrer les pièces
- Le délai de conservation des dossiers médicaux
- Les logiciels médicaux HELLO DOC, DOCTOLIB PRO, DR SANTE
- La sécurité numérique
2. La gestion du courrier
- Créer des registres de courriers
- Tracer l’envoi et la réception
- Organiser les flux d’information de l’information entrante et sortante
Module 11 : Coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager
1. Coordination du parcours patient en pré hospitalisation
- Identifier les tâches
- Identifier les interlocuteurs
- Coordonner les actions
2. L’admission
- Identifier les tâches
- Identifier les interlocuteurs
- Coordonner les actions
3. Coordination du parcours patient en sortie
- Identifier les tâches
- Identifier les interlocuteurs
- Coordonner les actions
- La transmission d'informations aux partenaires
- La notion de réseau partenarial
Module 12 : Elaborer et actualiser des tableaux de suivi dans un service sanitaire, médicosocial ou social
1. Tableaux de bord et statistiques
- La collecte, la sélection et l’exploitation des données chiffrées
- Savoir exploiter des données statistiques
- La mise en œuvre des tableaux de bord
- La construction d'un tableau de bord opérationnel
2. L’importance du collaboratif
- Collecter et diffuser les informations
- Le travail collaboratif : les membres
- L'outil de stockage en ligne collaboratif de la Google Suite : Drive
- L’outil d’organisation collaborative : Trello
Modules Bonus
1. Le panorama des outils de veille du secrétariat médico-social
2. Anglais médical : the doctor's office
3. Culture médico-sociale :
- La politique familiale / Les enjeux de demain / Le vieillissement : démographie et place de la personne âgée dans la société / La e-Santé / La PMA / Les plans d'urgence / Les risques psychosociaux et la qualité de vie au travail / L’approche centrée sur la personne / Immunité et vaccination
